Vai trò của Cán bộ Thư viện trong việc nâng cao chất lượng phục vụ góp phần phát triển văn hóa đọc tại Trường trung cấp CSND V

     Thư viện được cấu thành từ 4 yếu tố: Vốn tài liệu (nguồn lực thông tin); cán bộ Thư viện; người sử dụng; cơ sở vật chất – kỹ thuật. Các yếu tố này có quan hệ tác động qua lại chặt chẽ lẫn nhau. Trong đó yếu tố cán bộ Thư viện được coi là then chốt trong hoạt động Thư viện, cán bộ Thư viện được coi là linh hồn của Thư viện trong hệ thống giao tiếp "Tài liệu – Thư viện – Người sử dụng".

     Trong Thư viện các chuỗi hoạt động được chia thành các mảng như: Công tác phục vụ; công tác bổ sung; công tác xử lý nghiệp vụ tài liệu; Công tác phục vụ và xử lý thông tin theo dịch vụ...Trong đó nổi bật lên có vai trò của cán bộ Thư viện trực tiếp làm công tác phục vụ bạn đọc.

Công tác tổ chức phục vụ tài liệu cho người đọc là một hoạt động của thư viện nhằm thúc đẩy, phát triển và thoả mãn nhu cầu, hứng thú đọc tài liệu thông qua việc tuyên truyền, hướng dẫn và cung cấp tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau. Công tác người đọc bao gồm các hình thức tổ chức và phương pháp phục vụ người đọc ở trong và ngoài Thư viện. Công tác người đọc còn là thước đo hiệu quả sử dụng, luân chuyển tài liệu. Ở mỗi giai đoạn phát triển của xã hội thì ngành, nghề Thư viện cũng như vị trí cán bộ Thư viện được nhìn nhận ở mỗi góc độ khác nhau. Đặc biệt trong giai đoạn xã hội phát triển về mọi mặt, bản thân các ngành nghề và mỗi cá nhân đều chịu sự tác động mạnh mẽ từ những thay đổi đó. Đáng chú ý nhất là từ khi lĩnh vực CNTT ra đời được ứng dụng mạnh mẽ vào các ngành, nghề, trong đó ngành Thư viện Việt Nam cũng không nằm ngoài sự ảnh hưởng đó và đã dần thay đổi cơ bản về chất và lượng từ Thư viện truyền thống sang các loại hình Thư viện mới hiện đại như: Tin học hóa Thư viện, Thư viện điện tử, Thư viện số...nổi bật nhất là có phần mềm quản trị tích hợp chuyên dụng. Cũng từ đó đã có nhiều quan điểm đánh giá khác nhau về vai trò người cán bộ Thư viện, cụ thể hơn là vị trí người làm công tác phục vụ bạn đọc. Rõ ràng dưới tác động mạnh mẽ của ứng dụng CNTT chúng ta thấy hoạt động của cán bộ Thư viện làm công tác phục vụ ngày nay không chỉ đơn giản là cho mượn trả tài liệu một cách thụ động nữa mà thay vào đó là sự chủ động trong việc tạo ra dịch vụ nhằm cung cấp, phục vụ thông tin – tài liệu, đưa tới bạn đọc những phương thức tiếp cận một cách dễ dàng, cụ thể, nhanh chóng không tốn kém thời gian như trước. Kết quả sự chủ động đó là một loạt các dịch vụ mang tính chất thay đổi sâu sắc phương thức hoạt động của Thư viện cũng như thay đổi lối suy nghĩ đơn giản của bạn đọc về Thư viện. Nâng cao vai trò của người cán bộ Thư viện làm công tác phục vụ bạn đọc, họ được ví là chiếc cầu nối giữa bạn đọc với nguồn lực thông tin Thư viện thông qua các dịch vụ đó. Để đạt được những thành quả lớn trong công tác Thư viện hiện nay các Thư viện chủ động xây dựng Thư viện hoạt động theo hướng mở, tức là:

     Trước đây hầu hết các Thư viện chọn hình thức phục vụ thông qua phiếu yêu cầu, tra cứu phích, các loại sổ sách viết tay, tổ chức kho đóng. Ngày nay với sự trợ giúp của các thiết bị kiểm soát tài liệu như gắn con chíp, camera, cổng từ, mã vạch, đầu đọc ... đã rút ngắn thời gian tra tìm tài liệu, chờ mượn tài liệu, giảm bớt công sức, công đoạn làm việc của cán bộ Thư viện, kích thích nhu cầu đọc, nhu cầu tin, tạo điều kiện cho người đọc được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, phù hợp với việc lưu thông, luân chuyển xoay vòng tài liệu. Với những ưu điểm nổi bật như vậy đa số Thư viện đã chuyển sang hình thức phục vụ tự chọn. Nó áp dụng phổ biến trong Thư viện ở các nước tiên tiến vì nó mang tính chủ động rất cao của Thư viện. Để thoả mãn nhu cầu tin của người đọc, những năm gần đây ngoài việc duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ đọc và mượn tài liệu, các thư viện đã và đang phát triển nhiều dạng dịch vụ như dịch vụ tra cứu (tham khảo – reference service), tham khảo số (digital reference service), cung cấp thông tin chọn lọc, tra cứu trực tuyến, sử dụng tài liệu điện tử với các CSDL toàn văn (tài liệu số hoá), nhân bản tài liệu, khai thác internet, giải đáp thông tin qua điện thoại, truyền tệp...

     Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông vào quá trình quản lý người đọc và quản lý tài liệu. Các Thư viện tăng cường mở nhiều phòng đọc tự chọn hơn cùng với việc cho mượn tài liệu tự động, xem tình trạng sách, gia hạn, giữ chỗ, tham khảo qua mạng, tổ chức được dịch vụ mượn tài liệu tự động... can bộ Thư viện sẽ tập trung vào xây dựng các dịch vụ tiện ích hơn nữa nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả phục vụ trong Thư viện. Bỏ các thao tác thủ công, đơn giản, bị động từ đó sẽ làm tăng vai trò và uy tín của cán bộ Thư viện trước con mắt người đọc thông qua các sản phẩm dịch vụ được cung cấp; mặt khác người đọc sẽ không mất nhiều thời gian trong việc chờ mượn tài liệu, họ có điều kiện được tiếp cận trực tiếp với tài liệu, tự lựa chọn tài liệu điều đó sẽ giúp người đọc nảy sinh nhiều nhu cầu đọc và hứng thú đọc mới, hấp dẫn với người đọc vì nó tăng tính trực quan sinh động. Cán bộ phục vụ sẽ là người "chỉ đường" đưa bạn đọc tới nguồn thông tin cần thông qua các dịch vụ Thư viện cung cấp.

     Từ những vấn đề nêu trên đối với cán bộ làm công tác Thư viện nói chung và làm trực tiếp công tác phục vụ bạn đọc nói riêng, bản thân tôi nhận thấy:

     Thứ nhất, sự chủ động sáng tạo, năng động, trách nhiệm trong công việc mang tính chất quyết định sự thành công ở lĩnh vực mình đảm trách. Người cán bộ cần có sự chủ động trong việc nâng cao kiến thức chuyên môn, kiến thức, các kỹ năng mềm, nghệ thuật giao tiếp,ứng xử và tự trau dồi đúc rút kinh nghiệm trong quá trình làm việc thực tiễn, tiếp xúc với các đối tượng phục vụ.

     Thứ hai, Cán bộ làm công tác Thư viện cần sự nhận thức đúng về công tácThư viện. Cần được trang bị kiến thức chuyên môn Thư viện ở mức nhất định nhằm đảm bảo chất lượng, hiệu quả công việc tránh trình trạng tâm lý, suy nghĩ, tư tưởng coi thường, chệch hướng trong quá trình công tác. Từ đó ảnh hưởng tới chất lượng, hiệu quả công việc.

     Thứ ba, Cần có sự quan tâm chỉ đạo sâu sát từ các cấp lãnh đạo nhằm tạo điều kiện tốt nhất cho Thư viện phát triển. Từ sự quan tâm ấy sẽ cho thấy rõ hơn vai trò, nhiệm vụ chức năng của Thư viện; đặc biệt trong đó có chức năng giáo dục và chức năng thông tin.

   Về vai trò của cán bộ thư viện trong việc phục vụ bạn đọc tại Thư viện Trường Trung cấp CSND V

     Hiện nay, Thư viện nhà trường có hai kho cơ bản là kho Tham khảo và kho Tư liệu giáo khoa. Thư viện có một không gian rộng dành cho bạn đọc học tập, nghiên cứu tại chỗ; được trang bị hệ thống quạt điện, đèn điện, máy vi tính truy cập internet. Nguồn tài liệu đảm bảo đáp ứng được phần lớn nhu cầu học tập, giải trí của bạn đọc. Tuy nhiên, với nguồn tài liệu và nguồn nhân lực hiện có tại Thư viện chúng tôi nhận thấy Thư viện nhà trường còn một số tồn tại ảnh hưởng trực tiếp đến công tác phục vụ bạn đọc cũng như vị trí, vai trò cán bộ trong công tác này như sau:

     Thứ nhất, công tác chuyên môn.

     Hiện nay công tác Thư viện chủ yếu tập trung vào mượn trả tài liệu là chính, bên cạnh đó là công tác nhân bản tài liệu phục vụ học tập. Một số mặt công tác bị bỏ ngỏ, chưa thật sự đi sâu, đặc biệt là công tác nghiệp vụ Thư viện xử lý nghiệp vụ các loại tài liệu và xây dựng các dịch vụ đáp ứng nhu cầu tin. Dẫn đến việc chưa khai thác tối đa nguồn tài liệu phong phú trong Thư viện, hạn chế việc cung cấp nguồn tin, hạn chế sự tiếp xúc trực tiếp giữa bạn đọc và nguồn tài liệu. Việc tài liệu chưa được xử lý nghiệp vụ gây khó khăn trong việc quản lý, thống kê tài liệu.

     Công tác Thư việc còn ở mức độ chung, không thực sự được chuyên môn hóa các công đoạn. Cán bộ chủ yếu là phục vụ mượn trả tài liệu, chưa tập trung trong việc xử lý nghiệp vụ, các công đoạn chưa được chuyên môn hóa, dẫn đến việc chưa phân chia được nguồn nhân sự với công việc và trách nhiệm rõ ràng.

     Thứ hai, nguồn tài liệu

     Nguồn tài liệu học tập về cơ bản đáp ứng được như cầu. Nguồn tại liệu tham khảo, nâng cao kiến thức còn hạn chế về cả số lượng và chất lượng. Đặc điểm nổi bật nhất của nguồn tài liệu Thư viện nhà trường là tài liệu nội sinh nên bạn đọc ít có nguồn tham khảo thêm. Việc quy định hạn chế mượn tài liệu về nhà với tài liệu chuyên ngành nâng cao đã gây khó khăn cho bạn đọc khi có nhu cầu do tính bảo mật thông tin.

     Thứ ba, nhân sự và nguồn lực nhân sự

     Hiện Thư viện được bố trí 10 cán bộ, trong đó 06 cán bộ làm công tác trực tiếp Thư viện, 04 cán bộ làm công tác mạng nội bộ và nhân bản tài liệu đồng thời hỗ trợ trong việc trực Thư viện phục vụ ngoài giờ vào các buổi tối và sáng thứ 7 hàng tuần. Nguồn cán bộ Thư viện về cơ bản đáp ứng được công tác. Tuy nhiên cán bộ còn hạn chế lớn về kiến thức chuyên môn Thư viện, kỹ năng giải quyết nhu cầu tin gây ảnh hưởng mạnh mẽ tới hiệu quả công tác, Công tác Thư viện mới dừng ở mức độ cho mượn trả tài liệu chưa khai thác sâu được nguồn thông tin – tài liệu của Thư viện, các dịch vụ Thư viện chưa xây dựng được làm hạn chế tra cứu tin; hạn chế vai trò người làm công tác phục vụ bạn đọc...

     Nhân sự được bố trí theo từng mảng công tác thể hiện sự chủ động và đảm bảo trách nhiệm trong công tác. Tuy nhiên, sự phân công chưa thực sự rõ ràng. Công tác Thư viện chưa thực sự được chuyên môn hóa. Cán bộ Thư viện còn làm chung các công đoạn phục vụ, bổ sung tài liệu, xử lý nghiệp vụ, gia cố tài liệu, tổ chức sắp xếp kho tài liệu thậm chí là đóng, photo tài liệu dẫn đến công việc bị dồn ứ không dứt điểm vì công tác phục vụ chiếm đa phần thời gian làm việc. thông thường công tác Thư viện chia làm 2 mảng lớn cơ bản là công tác phục vụ và công tác xử lý nghiệp vụ. Công tác phục vụ được coi là bộ mặt của Thư viện, cán bộ phục vụ là người chịu trách nhiệm chính và trực tiếp tiếp xúc và giải quyết các nhu cầu của bạn đọc khi đến Thư viện; theo dõi, nghiên cứu, hướng dẫn nhu cầu bạn đọc, sắp xếp tổ chức kho tài liệu, quản lý phòng ốc trang thiết bị chuyên biệt và các vấn đề khác liên quan tới công tác phục vụ. Nhằm đảm bảo công tác phục vụ luôn đáp ứng tốt mọi yêu cầu từ bạn đọc đưa ra.

     Thứ tư, cơ sở vật chất – kỹ thuật

     Thư viện nhà trường được đầu tư mạnh mẽ và thường xuyên về cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật nhằm tạo điều kiện để Thư viện phát triển và tạo môi trường tốt nhất phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu, giải trí tìm hiểu của người sử dụng. Tuy nhiên với điểm phòng đọc hiện tại đang chịu sự tác động mạnh của môi trường xung quanh, các loại tiếng ồn lớn cả bên trong lẫn bên ngoài, khu vực làm việc của cán bộ chưa được tách biệt nên bạn đọc dễ dàng bị phân tâm khi ngồi đọc tại chỗ. Ví dụ: Thư viện chưa có phòng xử lý nghiệp; diện tích khu vực phục vụ hẹp...

     Thứ năm, người sử dụng Thư viện

     Hiện đối tượng phục vụ lớn nhất của Thư viện nhà trường là khối học viên. Tuy nhiên số học viên chưa được tập huấn trước khi sử dụng các dịch vụ của Thư viện. Vì vậy, để học viên đạt được hiệu quả cao trong quá trình khai thác nguồn tin và trang thiết bị chuyên dụng nên tổ chức buổi tập huấn cho học viên mới khi nhập học vào buổi sinh hoạt đầu khóa. Cán bộ làm công tác phục vụ sẽ có trách nhiệm theo dõi , hướng dẫn, nhắc nhở trong quá trình phục vụ bạn đọc.

     Từ những tồn tại, hạn chế trên, bản thân có một số kiến nghị, đề xuất để thực hiện tốt hơn công tác phục vụ nhằm nâng cao văn hóa đọc như sau:

     Một là, Đảng ủy, BGH nhà trường, lãnh đạo các đơn vị cần quan tâm, tạo điều kiện hơn nữa trong công tác bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ thư viện nhằm đẩy mạnh tính chuyên môn hóa, phân định rõ trách nhiệm của chủ thể phục vụ.

     Hai là, Cần nâng cao tính chủ động, sáng tạo của Thư viện trong việc chủ động trang bị, bổ sung nguồn tài liệu. Cần tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu toàn văn với tài liệu chọn lọc nhằm đáp ứng được nhu cầu đọc tại chỗ, nhu cầu đọc nắm thông tin nhanh trong một khoảng thời gian nhất định của bạn đọc, ưu điểm của phương pháp này là không giới hạn về mặt không gian giúp bạn đọc dễ dàng tiếp cận, tìm kiếm nguồn thông tin tư liệu mình cần. Đồng thời cần chú ý đa dạng hóa nguồn tài liệu, lưu trữ dưới nhiều hình thức khác nhau để có thể phục vụ bạn đọc với nhiều hình thức khác nhau không chỉ duy nhất tài liệu bản in giấy.

     Ba là, cần tập trung đầu tư về hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị, bố trí thêm diện tích phục vụ, xử lý nghiệp vụ. Cần tạo không gian thoáng, yên tĩnh cho hoạt động nghiên cứu, học tập tại thư viện.

     Bốn là, mỗi một cán bộ làm công tác thư viện cần nêu cao hơn nữa tinh thần trách nhiệm trong công việc, cần có sự chủ động, năng động trong công việc nhằm tổ chức triển khai, thực hiện tốt hơn công tác phục vụ tài thư viện nhà trường.

     Tóm lại, cán bộ thư viện với vai trò phục vụ là yếu tố không thể thiếu trong các yếu tố cấu thành Thư viện, việc nâng cao vai trò của cán bộ thư viện góp phần quan trọng đẩy mạnh chất lượng công tác phục vụ, nâng cao văn hóa đọc. Qua buổi hội thảo này chúng tôi mong rằng Thư viện sẽ nhận được sự quan tâm hơn nữa của các cấp lãnh đạo nhà trường; sự chủ động sáng tạo, trách nhiệm từ mỗi cán bộ làm công tác Thư viện để Thư viện nhà trường có hướng phát triển mới mạnh mẽ hơn, đáp ứng tốt mọi nhu cầu của bạn đọc, góp phần hoàn thành tốt công tác giáo dục đào tạo, xứng đáng với vị trí mới được ví "Thư viện là giảng đường thứ hai của sinh viên, cán bộ Thư viện là người thầy không đứng trên bục giảng".

Bài viết: Xuân Hương - PQLĐT.

tcsnd5.edu.vn
Ảnh tuyển chọn