Nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản tại Trường Trung cấp Cảnh sát nhân dân V

1. Nhận thức về các loại văn bản và quy định về thể thức trình bày

Để soạn thảo, ban hành văn bản đúng thể thức, đảm bảo nội dung, truyền tải được thông tin đến đối tượng tiếp nhận và thực hiện thì vấn đề quan trọng nhất cần xác định văn bản cần soạn thảo là loại văn bản gì, với thể thức trình bày như thế nào? Trong thực tế, nhiều cán bộ được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chưa hiểu được bản chất của văn bản cần soạn thảo dẫn đến áp dụng thể thức trình bày chưa chuẩn xác. Hoặc vẫn có trường hợp chưa nắm rõ thể thức trình bày dẫn đến hình thức chưa chuẩn xác, ảnh hưởng đến chất lượng và giá trị văn bản.

Theo Điều 4, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP đã quy định: "Các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức bao gồm: Văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính; văn bản chuyên ngành; văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội. Các loại văn bản nêu trên đều có những đặc trưng riêng, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại các văn bản cụ thể.

Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch.

Văn bản hành chính là nhóm văn bản được ban hành trong tất cả các cơ quan, tổ chức để quản lý, điều hành và tổ chức thực hiện công việc. Văn bản hành chính bao gồm văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Văn bản chuyên ngành là hệ thống văn bản đặc thù do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành quy định, ban hành sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Văn bản chuyên ngành gồm: Văn bản kỹ thuật và văn bản chuyên môn. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Hệ thống giáo trình, giáo án, luận án, luận văn... được xem là dạng văn bản chuyên môn.

Ngoài ra, các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định, cụ thể như: Văn bản Đảng thực hiện theo các quy định: Quyết định số 31-QĐ/TW của Bộ Chính trị, ngày 01-10-1997 ban hành Quy định "Về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng"; Điều 2 Quyết định số 91-QĐ/TW của Ban Bí thư ngày 16-02-2004 sửa đổi, bổ sung định số 31QĐ/TW; Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28 tháng 5 năm 2004 của Văn phòng Ban chấp hành Trung ương về thể thức văn bản của Đảng. Văn bản Đoàn TNCS Hồ Chí Minh thực hiện theo hướng dẫn số 29 HD/VP ngày 20 tháng 5 năm 2009 của Văn phòng Trung ương Đoàn TNCS Hồ Chí Minh về thể thức văn bản của Đoàn. Văn bản của Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện theo Hướng dẫn số 14/HD-ĐCT ngày 05/10/2011 của Đoàn Chủ tịch Hội LHPN Việt Nam hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam; Văn bản của Công đoàn thực hiện theo quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 1014/QĐ-TLĐ ngày 19 tháng 8 năm 2011 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn.

Như vậy, mỗi loại văn bản đều quy định thể thức và kỹ thuật trình bày tại các văn bản cụ thể, làm cơ sở để các chủ thể có thẩm quyền soạn thảo và ban hành văn bản áp dụng một cách thống nhất.

2. Thực trạng công tác soạn thảo, ban hành văn bản tại trường Trung cấp CSND V

Trải qua hơn 8 năm xây dựng và phát triển, một công tác được tiến hành thường xuyên để duy trì hoạt động trong nhà trường đó là soạn thảo và ban hành văn bản. Là đơn vị thành lập muộn nên trong thời gian đầu, việc tiếp cận các quy định pháp luật về văn bản chưa kịp thời dẫn đến công tác ban hành văn bản có một số khó khăn, chưa đảm bảo tính thống nhất. Điều đó ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng, giá trị văn bản, đặc biệt là các văn bản trao đổi, giao dịch bên ngoài.

Các đơn vị thường xuyên soạn thảo, tham mưu cho Ban Giám hiệu ký ban hành văn bản là Phòng Xây dựng lực lượng, Phòng Quản lý đào tạo, Phòng Hành chính tổng hợp, Phòng Hậu cần..., tập trung vào các văn bản hành chính cá biệt và văn bản hành chính thông thường. Các Khoa, Bộ môn chủ yếu soạn thảo, ban hành các văn bản chuyên môn. Các tổ chức Đoàn Thanh niên, Hội phụ nữ, Công đoàn ban hành dạng văn bản tổ chức chính trị - xã hội để quản lý, điều hành, triển khai các hoạt động của tổ chức mình.

Qua nghiên cứu các văn bản được ban hành trong thời gian qua, chúng tôi nhận thấy có một số ưu điểm là: Các văn bản cơ bản tuân thủ các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày đối với từng loại văn bản cụ thể, đảm bảo đầy đủ các thành phần. Các văn bản mang tính chất báo cáo, trao đổi bên ngoài được soạn thảo công phu, kỹ lưỡng, rà soát trước khi ban hành. Bên cạnh đó vẫn còn có những hạn chế sau: Thể thức và kỹ thuật trình bày của các loại văn bản Đảng, văn bản Hội phụ nữ, Đoàn Thanh niên, Công đoàn chưa bám sát vào các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày của các tổ chức mình. Một số thành phần trong văn bản hành chính chưa trình bày đúng chuẩn quy định về thể thức (cỡ chữ) và kỹ thuật trình bày, chủ yếu là thành phần địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Việc ghi số ký hiệu văn bản đối với văn bản công văn thường bị nhầm lẫn (công văn là văn bản không có tên loại, ghi chữ viết tắt "CV" là chưa chính xác). Các văn bản ban hành trong nội bộ nhà trường chưa chú ý đến việc trình bày số ký hiệu văn bản (không ghi số ban hành) cũng như thiếu nơi nhận văn bản, việc sử dụng dấu câu, cách viết chữ hoa, thường chưa đúng quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 đối với văn bản hành chính. Một số đơn vị chưa thực hiện tốt kỹ thuật trình bày các văn bản chuyên môn (giáo trình, đề tài khoa học, giáo án...) theo quy định của nhà trường.

Những hạn chế nêu trên xuất phát từ những nguyên nhân khách quan, chủ quan như: Trong giai đoạn đầu của quá trình thành lập và phát triển, nhà trường phải soạn thảo, ban hành khối lượng lớn văn bản nên ảnh hưởng đến chất lượng văn bản. Cán bộ giao nhiệm vụ tham mưu, soạn thảo văn bản chưa nghiên cứu, nắm vững các quy định về thể thức và trình bày văn bản dẫn đến tình trạng còn nhầm lẫn giữa các loại văn bản. Tinh thần, trách nhiệm của cán bộ soạn thảo văn bản chưa cao. Nhà trường chưa có bộ phận thẩm định về hình thức văn bản trước khi ký ban hành. Công tác tập huấn, rút kinh nghiệm để nâng cao chất lượng soạn thảo, ban hành văn bản chưa được chú trọng. Lãnh đạo một số đơn vị chưa quan tâm sửa sai các lỗi trình bày văn bản khi được cán bộ trình ký.

3. Một số kiến nghị, đề xuất

Để nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành văn bản của nhà trường trong thời gian tới, theo chúng tôi cần thực hiện các nội dung sau:

Thứ nhất, cần nâng cao nhận thức cho cán bộ, giáo viên về vị trí, tầm quan trọng của việc soạn thảo, trình bày văn bản, nhất là các văn bản trao đổi, giao dịch bên ngoài. Các cán bộ được giao nhiệm vụ giúp lãnh đạo ban hành văn bản cần nắm vững các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản để thực hiện đầy đủ và áp dụng mang tính thống nhất. Nghiên cứu các quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản để khắc phục, sửa sai các lỗi đảm bảo chuẩn xác khi trình bày. Các đơn vị nghiên cứu tổ chức các buổi rút kinh nghiệm về hoạt động soạn thảo văn bản để không ngừng nâng cao chất lượng soạn thảo văn bản trong đơn vị. Nhà trường nghiên cứu mời cán bộ có kinh nghiệm về soạn thảo văn bản để tổ chức các lớp tập huấn giúp cán bộ giáo viên nâng cao tinh thần, trách nhiệm và kỹ năng soạn thảo văn bản.

Thứ hai, nghiên cứu tổ chức thẩm định hình thức văn bản trước khi ký ban hành, giúp khắc phục những lỗi kỹ thuật trong quá trình soạn thảo văn bản, đảm bảo tính chuẩn xác và thống nhất trong toàn trường.

Thứ ba, lãnh đạo các đơn vị cần xem xét tính chuẩn xác về kỹ thuật trình bày văn bản trước khi ký, ban hành, thể hiện trách nhiệm đối với công việc ban hành văn bản, tôn trọng các đối tượng tiếp nhận văn bản.

Thứ tư, nâng cao chất lượng công tác soạn thảo, ban hành các văn bản mang tính chất trao đổi nội bộ, giúp cán bộ hình thành tác phong làm việc khoa học, trách nhiệm, là điều kiện để trau dồi kỹ năng, góp phần nâng cao chất lượng các văn bản gửi bên ngoài.

Thiếu tá Nguyễn Công Long – Trưởng khoa CSKT.

tcsnd5.edu.vn
Ảnh tuyển chọn